Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe Axent Notarissen omgaat met persoonsgegevens die in het
kader van de werkzaamheden en dienstverlening verwerkt worden.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Axent Notarissen
Adres: Claushof 2
4532 BB Terneuzen
Contactpersoon: mr E.A. Sergeeva
t. 0115 617977
e. info@axentnotarissen.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
  Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
  Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het
  uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan
wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden
   dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er
   niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er
   wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in
   de Basisregistraties Personen (BRP), Kamer van Koophandel en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig
   identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met
   alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen
   geen toegang tot de gegevens.
   

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij
persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen
dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en declaraties voor verrichte
werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de
benodigde gegevens op.
Welke gegevens dit zijn hangt af van de overeengekomen dienst. Dit kunnen onder meer zijn: uw
NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), uw geslacht, uw BSN-nummer (Burgerservicenummer),
overige op uw identiteitsbewijs vermelde gegevens, uw geboorteplaats en –datum, uw burgerlijke
staat en de persoonsgegevens van gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke
verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal
dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan
één van de volgende zijn:

• openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het
  huwelijksgoederenregister en het curatele- en bewindregister
• basisregistratie personen (BRP)
• makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist, boekhouder, of andere adviseur in
  verband met de ons verstrekte opdracht
• schenker/begiftigde
• testateur/erfgenaam/executeur
• gevolmachtigde

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens slechts aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk
verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Ons kantoor verstrekt
persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• uw adviseur(s), zoals uw makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist,
  boekhouder
• de andere partijen bij de akte en hun adviseurs
• openbare registers, zoals het kadaster of de Kamer van Koophandel
• de Belastingdienst
  Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een
  internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel
waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke
verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn
van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende
maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenst openbaarmaking en
ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn
of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring.
Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig
identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe
lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek
in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van
deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal
een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van
door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of
omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is)
kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de
persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek
indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële
plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met
andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet
aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte
gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij
dit graag via info@axentnotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de
toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Axent Notarissen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze
privacyverklaring.